Papierlose und digitale Verwaltungen sind in Bayern auf dem Vormarsch – abgeschlossen ist die Umstellung aber noch nicht. Das hat eine Umfrage ergeben. Wie erfolgreich die Umstellung läuft, ist dabei ganz unterschiedlich.

Ein Sprecher des IT-Referats der Stadt München sagte: „Im Rahmen der Digitalisierung ist das papierlose Büro eine absolute Notwendigkeit.“ Daher laufe seit einigen Jahren die Einführung der papierlosen Verwaltung in verschiedenen Referaten. Die sogenannte eAkte (elektronische Akte) werde in den nächsten Jahren verstärkt angegangen und stadtweit in Betrieb genommen. „Wenn man die Landeshauptstadt München mit über 38 000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und mit ihren vielen verschiedenen Aufgabenstellungen sieht, dann befinden wir uns sicherlich noch am Anfang“, so der Sprecher. Auch wenn das Einsparen von Papier wichtig sei, dürften bei der Umstellung keine Informationen verloren gehen.

In Augsburg werde aktuell intensiv an einem zentralen und stadtweiten E-Akten- und Dokumentenmanagementsystem (DMS) gearbeitet, das im kommenden Jahr eingeführt werden soll, teilte eine Sprecherin der Stadt mit. Die ersten großen Referatsbereiche seien umgestellt. „Das elektronische Anordnungswesen – also alle Rechnungen und Geldflüsse – wird aktuell bereits umgestellt und bringt bereits erste spürbare Effekte und Entlastungen.“ Die gerade laufende Umstellung könne als Erfolg bezeichnet werden, teilte die Sprecherin mit.

Im Jahr 2000 hat Nürnberg begonnen, sogenannte eGovernment-Angebote zur Kommunikation von Bürgern und Unternehmen mit Behörden umzusetzen und die Einführung eines DMS zu planen. Wie Kämmerer Harald Riedel mitteilte, geht es dabei auch darum, Papier zu vermeiden. Aktuell würden in DMS rund zehn Millionen Dokumente verwaltet – Tendenz stark steigend: „Insbesondere in den publikumsstarken Dienststellen wie der KfZ-Zulassung, Fahrerlaubnisbehörde, Einwohnermeldeamt sowie der Bauordnungsbehörde wurden umfangreiche Papierakten digitalisiert und die Sachbearbeitung auf elektronische Aktenführung umgestellt.“

Auch ältere Mitarbeiter finden das Vorhaben gut

Ein Thema auch für kleinere Städte: Dort steht die digitale und papierlose Verwaltung ebenfalls auf der Agenda, die Umsetzung braucht allerdings vor allem aus Kostengründen noch Zeit. „Wir stecken noch in den Kinderschuhen“, sagte der geschäftsleitende Beamte der Stadt Kulmbach in Oberfranken, Uwe Angermann. In den Bereichen Steuer und Personal habe man Software für eAkten eingeführt, das würde nach und nach auf andere Bereiche der Verwaltung ausgeweitet. Geplant sei ein weicher Übergang von der bisherigen zur papierlosen Verwaltung. Es gebe aber niemanden in der Stadtverwaltung, der der Umstellung im Weg stehe. „Auch die älteren Mitarbeiter sind da aufgeschlossen.“

Auch das oberpfälzische Schwandorf ist bei der papierlosen Verwaltung laut einer Sprecherin noch nicht so weit fortgeschritten. Baupläne und Bauakten seien schon digitalisiert worden. Grundsätzlich sei die Digitalisierung der Verwaltung aber ein sehr umfangreiches Projekt, da sich ganze Verfahrensschritte für die rund 150 Mitarbeiter der Verwaltung änderten. Daher arbeite man gerade an einer Strategie, wie die nächsten Schritte umzusetzen seien. „Die normale Verwaltung läuft immer noch größtenteils über Papierakten“, sagte die Sprecherin.

Auf Ebene der bayerischen Ministerien hatte die digitale Aktenbearbeitung mit der eAkte 2005 begonnen. Diese werde von allen Ministerien und den dazugehörigen Behörden im Freistaat genutzt, teilte eine Sprecherin des Finanzministeriums in München mit.

Mit dem Regierungsprogramm „Digitale Verwaltung 2020“ von 2014 und dem „Gesetz für die elektronische Verwaltung in Bayern“ (Bayerisches E-Government-Gesetz) von 2015 sollen Bund, Länder und Kommunen ihre Verwaltungen digitalisieren und dadurch einfacher, nutzerfreundlicher und für Bürger und Unternehmen orts- und zeitunabhängig machen. (dpa)